今さらですが、E-mailには毎回署名を。

仕事上のEメール(gmail)で、フッターに自分の署名(シグネチャー)を入れてます。皆さんはどうなんでしょう?

署名には主に3つの差出人タイプがあって、

  1. 毎回署名する人
  2. 最初に差し出すメールのみ署名する人
  3. 全く署名しない人(社名と名前だけで、住所や電話番号を記載しない人を含む)

に使い方が分かれます。

互いに時間ロスしないためにも、「3」は止めたいところ。「2」もできれば避けたい。「1」の推奨派です。

「1」の場合は一目で誰から着信したメールか分かります。「2」の場合はカーソルをメールの一番下まで動かさないと、連絡先の詳細が分からないので、これはちょっとした時間ロス。

仕事の場合、最も困るのが「3」です(プライベートで気心知れた仲なら全然問題ない)。こういう人にかぎって、メールに返信がなく、電話番号(電話は基本しないので、覚えていない相手もいます)を名刺やほかのメール履歴から探して見つけ出し、したくもない電話を当方からした揚げ句、なかなかつかまらない。

こんな感じなんですよね。

署名の設定は簡単で、たとえばgmailなら右上の歯車アイコン→設定→一番下の「署名」でテキストを入力すればOK。

その際、署名欄のすぐ下にある
「返信で元のメッセージの前にこの署名を挿入し、その前の「–」行を削除する。」

にチェックを入れていただきたい。メールを相手が開いた瞬間(長いメールでないかぎり)、相手に署名が見えますよね。これが大事。

メールの心得3か条としては、

・用件のみ(だらだら書かない)
・毎回署名(自動で入る設定に)
・レスは速く(好きな人には特に。嫌いな人にもなるべく)

これを大事にしたいところです。

仕事のメールだって、こんなシンプルを意識するだけでも、快適さは増すはずなんですけどね。あ、LINEやFBメッセンジャーのようなやり取りの相手がすぐ分かるコミュニケーションはまた別の話です。もしかすると、メールの署名の有無って、このSNS普及が理由の一つなんだろうか。んーー、謎です。

この記事を書いた人

hiroki

hiroki

編集者 / ウイスキー文化研究所(JWRC)認定ウイスキーエキスパート / 訪問したBAR国内外合わせて100店超 / 会員制ドリンクアプリ「HIDEOUT CLUB」でBAR訪問記連載(現在は休止中) / ひとり歩き / 酔っぱらわない酒活実践者 / ブログは原則毎日更新600記事超(2018年10月現在)/ ストレングスファインダーTOP5:共感性・原点思考・慎重さ・調和性・公平性